Numune Kabul ve Raporlama Birimi
Numune kabul birimi; İzmir Halk Sağlığı Laboratuvarına ithalat, ihracat, ruhsatlandırma, satın alma, piyasa kontrolü, üretim izni ve adli kontrol vb. amacıyla gönderilen resmi ve özel numunelerin belirlenen numune kabul kriterlerine uygun olarak kabulünü yapar, kayıt altına alır, bilgi gizliliği prosedürüne uygun olarak ilgili laboratuvarlara güvenli bir şekilde dağıtımını yapar. Laboratuvarda analize alınan numunelerin analiz sonuçları, doğru, açık, kesin, tarafsız ve deney metotlarının bütün özel talimatlarına uygun bir şekilde rapor haline getirilir. Numune sonuçları, her bir numune için ortak tek bir analiz raporu şeklinde verilir.
Numune Kabule gelen numuneler aşağıdaki şekilde sınıflandırılmaktadır:
1. Geliş Yerlerine Göre:
1.1.Resmi İstek Numuneleri
· Kamu Kuruluşlarının numuneleri
· Adli kontrol numuneleri
· Zehirlenme vakaları numuneleri
1.2. Özel İstek Numuneleri
2. Analiz Tiplerine Göre:
2.1.Mikrobiyolojik analizler için gelen numuneler
2.2.Virolojik analizler için gelen numuneler
2.3.Fiziksel ve Kimyasal analiz için gelen numuneler
Su Numuneleri: İnsani tüketim amaçlı su, doğal mineralli su, kaplıca, dere, göl, baraj, deniz ve havuz suyu, hemodiyaliz çözeltilerinin dilüsyonun da kullanılan su, atık su.
Toprak Numuneleri: Peloid.
İzmir Halk Sağlığı Laboratuvarı’na analiz için getirilen numunelerin kontrol ve kabulü, numune kabul birimi personeli tarafından yapılır. Numune kabul birimi personeli resmi evrak (ÇBYS üzerinden) ve/veya deney talep formu üzerinde belirtilmesi gereken tüm bilgilerin (müşteri, numune, analiz vb.) eksiksiz olarak doldurulduğunu kontrol eder, numune özelliklerini (Teslim koşulları, ambalajı, miktarı, gönderme şekli, raporun gönderileceği adres vb.) kayıt altına alır. Numuneyi teslim eden yetkili veya kargo sorumlusu numune bilgilerinin doğruluğunu teslim tarihini belirterek imzalar.
Numune Kabul Birimi personelinin numune özellikleri konusundaki tespitlerinin firma yetkililerince onaylanmasından sonra numune kabul edilir. Firma yetkilileri tespit edilen özellikleri onaylamaz ve yeni numune istenirse yeni iletilen numune için de bütün işlemler aynen tekrarlanır.
Numunenin kabulü sırasında aşağıdaki kriterler kontrol edilir:
· Analizi istenen parametreye ait Numune Kabul Kriterlerine uygunluk
· Teslim koşulları (Dondurulmuş, soğuk, ortam sıcaklığı, sıcak)
· Ambalaj cinsi (Mikrobiyal tetkik için steril, naylon poşette, cam şişede vs…)
· Miktarın Yeterliliği
· Etiket bilgileri
· Ambalajın sağlamlığı,
· Firma Bilgileri
Numunenin kabulü için gereken şartlardan bir veya birden fazlasının eksik olması durumunda numune sahibinin talebi doğrultusunda "Uygun Olmayan Numune Formu" doldurularak numune sahibinin bu eksiklikleri tamamlaması beklenir. Aksi takdirde "Numune İade Formu" doldurularak iade gerekçesi açıklanır ve numune numune sahibine iade edilir. Analiz parametrelerinden bir veya birden fazlasının yapılamaması durumunda bu durum numune sahibine sözlü olarak bildirilir ve numune sahibi deney talep formunda bu durumu kabul ettiğini yazılı olarak belirtir ve onaylar.
Numune Kabul Kriterlerine göre uygun bulunan ve dokümanları tamamlanan numuneler için analiz ücretleri "Fiyat Tarifeleri ve Analiz Bilgileri Kitapçığı"na göre tespit edilir. Seçilen analizlere göre LBYS’de toplam ücret belirlenir. Numune sahibi veznede analiz ücretini öder, ücretin yatırıldığını gösteren makbuz kontrol edilir fotokopisi alınır, aslı numune sahibine verilir.
Analiz ücreti ödenmeyen numuneler analize alınmazlar.
Ücretini ödemeyi taahhüt eden numune sahiplerinin numuneleri "Uygun Olmayan Numune Formu" doldurularak beklemeye alınır. Bekleme süreleri, numunelerin cinslerine ve özelliklerine göre birimlerin Numune Kabul Kriterlerinde belirtilmiştir. Analiz ücreti ödenmeyen numuneler, "Numune İade Formu" düzenlenerek sahiplerine iade edilir.
Analiz ücreti ödemeyen resmi numunelerin fatura işlemleri (Sağlık teşkilatı, İl Tarım Müdürlükleri, Adli merciler, Belediyeler, Kolluk kuvvetleri, İl Özel İdareler vb.) analiz yapıldıktan sonra tamamlanır. Numune kabulü sırasında ücret, sonuç verme tarihi ve metot ile ilgili konularda karşılıklı mutabakat sağlandığını gösteren "Numune Kabul Formu" LBYS üzerinden doldurulur.
Numuneler etiketlenerek tanımlanır. Numune Kabul ve Raporlama Birimi Yardımcı personeli etiketlenmiş numuneyi etiket üzerinde belirtilen Laboratuvar/Laboratuvarlara götürür. Laboratuvar Birim Sorumlusuna numuneyi teslim eder.
Mesai saatleri dışında öğle tatilinde gelen numunelerin teslim alınmasından; görevlendirilmiş personel, akşam mesai bitiminden sonra gelen numunelerin (zehirlenme vb. özel durumlarda) teslim alınmasından aylık icap listesinde görevli personel sorumludur. Kargo ile gelen numunelerde teslim alanın adı soyadı ve imzası PTT /Kargo Zimmet Defteri’ne kayıt edilir.
Resmi numunelerin raporları DYS üzerinden gerekli yerlere ulaştırılır.